Inventarizační rozdíly v zásobách zboží v obchodě
Conditions d’achèvement
INVENTARIZAČNÍ ROZDÍLY V ZÁSOBÁCH ZBOŽÍ V OBCHODĚ
1. Čím jsou inventarizace
Každá společnost, která chce dosáhnout zisku, musí přijmout vhodný postup kontroly zásob.
Používá k tomu různé metody, na základě vyhodnocení podnikatel zjistí, zda vykazovaný účetní stav majetku odpovídá skutečnosti. Výsledky metod kontroly zásob zboží se uplatní především v inventarizaci. Inventarizace je považována za účinný nástroj řízení a kontroly. Jejím prostřednictvím se zabezpečuje ochrana a neporušitelnost majetku firmy. Inventarizace jsou významnou součástí vnitřního kontrolního systému účetní jednotky (dále ÚJ). Patří mezi nástroje průkaznosti účetnictví, jehož stav a ocenění majetku a závazků ke dni účetní závěrky odpovídá skutečnosti. Řídí se zákonem č. 563/91 Sb., o účetnictví, detailně neřeší technické a organizační otázky provedení inventarizací - záleží na samotné organizační jednotce, jak si je zajistí. Je v pravomoci účetní jednotky, aby průkazným způsobem prokázala provedení inventarizace veškerého majetku a závazků. Dále jsou inventarizace upraveny Českým účetním standardem č. 506 – Rozdíly zjištěné při inventarizaci, který vychází z výše uvedeného zákona a vyhlášky č. 505/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o účetnictví.
2. Inventura x inventarizace x škoda x manko
Inventura je zjištění skutečného stavu majetku a závazků k určitému dni.
Inventarizace zahrnuje soubor prací spojených s přípravou na zjištění skutečného stavu,
s provedením inventury, s vyhotovením inventurních soupisů a přehledu inventarizačních rozdílů, vyšetřením příčin vzniku inventarizačních rozdílů a návrhem na jejich vypořádání. Jedná se o širší pojem.
Škoda
V první řadě je potřeba si uvědomit, že z daňového (a zároveň i účetního) hlediska se za škodu považuje něco jiného, než na co jsme zvyklí z hlediska právního. Zákon o daních z příjmů (ZDP) nám definuje škodu jako fyzické znehodnocení (poškození nebo zničení) majetku ve vlastnictví poplatníka, a to z objektivních i subjektivních příčin, pokud je majetek v důsledku škody vyřazen. Tzn., musí být splněny dvě základní podmínky:
- škoda je způsobena na obchodním majetku (OM) poplatníka
- majetek je v důsledku škody vyřazen z OM
Manko
Se škodami poměrně úzce souvisí pojem manko, kterým se rozumí inventarizační rozdíl, kdy skutečný stav je nižší než účetní. Specifickým případem je manko v pokladně, které se vždy považuje za pohledávku za odpovědnou osobou.
Za manka a škody se nepovažují:
- přirozené úbytky zásob do výše ekonomicky zdůvodněné normy
- ztratné v maloobchodním prodeji do výše ekonomicky zdůvodněné normy
- nezaviněný úhyn nebo nutná porážka zvířete ze základního stáda.
Manka a škody mají obdobné daňové řešení a v zásadě pro ně platí, že jsou daňově uznatelnými náklady pouze do výše náhrad. Tzn., že pokud podnikateli vznikne manko nebo škoda, za kterou neobdrží žádnou náhradu, je celá výše škody nedaňovým nákladem. Náhradou se rozumí jak plnění pojišťovny, tak náhrady od odpovědného zaměstnance nebo obchodního partnera.
Inventarizace se skládá ze 3 fází
1) Inventura – zjištění skutečného stavu zásob k určitému dni. Provádí se dvěma způsoby:
o fyzicky – přepočítáním stavu majetku (dlouhodobý hmotný majetek, zásoby, pokladní hotovost, cenné papíry apod.).
o dokladově - kdy to nedovoluje povaha zjišťování majetku nebo závazků - pohledávky, závazky, časové rozlišení, dohadné účty, ale i doklady u dlouhodobého majetku daného do opravy, zabudované rozvody apod. zařízení, materiál na cestě, atd.). Jsou případy, kdy lze provádět oba způsoby - dokladově i fyzicky (inventarizace pozemků).
2) Inventarizace - srovnání skutečného stavu se stavem účetním
3) Vyrovnání inventarizačních rozdílů
Inventarizační rozdíly je nutné vyúčtovat do účetního období, ke kterému se vztahují. Manka x přebytek
o manko = chybějící majetek, zjištěný podle inventury, účetní stav > skuteční stav
o přebytek = vyšší stav majetku než vykazuje účetnictví, účetní stav < skuteční stav
2.1. Druhy inventarizace
Z hlediska rozsahu může být inventarizace
a) úplná
b) dílčí
Úplná inventarizace se provádí tehdy, když jsou jejím předmětem všechny hospodářské prostředky (zařízení, zboží, peníze, obaly, pomocný materiál).
Dílčí inventarizace se realizuje v případech, kdy jsou jejím předmětem jen některé z hospodářských prostředků, např. drobný hmotný investiční majetek nebo určitá skupina zboží.
Z hlediska doby provádění známe inventarizace
1. řádné, které dělíme na
a) periodické
b) průběžné
2. mimořádné.
Řádné inventarizace se provádějí podle vypracovaného plánu inventarizací v předem stanovených termínech.
Člení se na inventarizace periodické a průběžné. Periodické inventarizace se provádějí obvykle najednou u všech hospodářských prostředků téže povahy (např. u všeho investičního majetku, u veškerého zboží na skladě, u všeho zboží v prodejně)
Průběžné inventarizace je možné provádět v takových případech, ve kterých se evidence zboží, materiálu apod. vede na samostatných skladních kartách, popř. v záznamech nahrazujících skladní karty, z nichž jsou je možno v době inventury zjistit a dokladově prokázat údaje o stavu a pohybu hospodářských prostředků. Nelze jimi inventarizovat volně ložený hromadný materiál nebo tekuté látky v nádržích Mohou se provádět po celý kalendářní rok ke kterémukoli dnu.
Mimořádné inventarizace provádíme při organizačních změnách a při mimořádných událostech (např. po živelní pohromě, vloupání, zpronevěře apod.).
2.2. Postup při provádění inventarizace
Nejčastějším typem inventarizace hospodářských prostředků, který se provádí především v maloobchodních prodejnách, je inventarizace zboží a obalů. Skládá se obdobně jako každá inventarizace ze čtyř etap:
1. Zjištění a sepsání skutečného stavu zboží a obalů v prodejně. Zjišťuje se skutečný stav fyzický, tj. zásoby se skutečně prohlédnou, případně přeměří (např. pomocí váhy či metru). V tomto případě mluvíme o inventuře fyzické.
2. Zjištění rozdílů mezi skutečným stavem a stavem účetním, to je vyčíslení manka nebo přebytků.
3. Zjištění příčin vzniku rozdílu a vyšetření okolností, za kterých k rozdílům došlo. Posléze pak posouzení odpovědnosti přímo odpovědného pracovníka nebo jiných osob.
4. Rozhodnutí o vypořádání rozdílů, zda se předepíše k náhradě hmotně odpovědnému pracovníkovi či jiné osobě. Další možností vypořádání manka je odepsání do ztrát podniku. O tom rozhoduje vedení obchodní organizace
2.3. Hmotná odpovědnost
Hmotná odpovědnost (podle současné právní úpravy "odpovědnost za schodek na svěřených hodnotách, které je zaměstnanec povinen vyúčtovat") se vztahuje pouze na takové hodnoty, které jsou předmět oběhu a které jsou zaměstnanci svěřeny k vyúčtování. Typicky jde o hotové peníze, kolky, ceniny, zásoby materiálu a zboží a podobně. Nemůže však jít o hodnoty, které jsou zaměstnanci svěřeny ke spotřebě a nikoliv k vyúčtování, jako jsou například pohonné hmoty. Zaměstnanci musí být tyto hodnoty prokazatelně svěřeny (např. inventarizací anebo na základě předávacího protokolu) a zaměstnanec musí mít s těmito hodnotami možnost disponovat po celou dobu, po kterou za ně odpovídá. O této odpovědnosti navíc musí být uzavřena zvláštní písemná smlouva, tzv. dohoda o odpovědnosti (nikoliv již tedy dohoda o hmotné odpovědnosti). Takovou smlouvu je přitom možno uzavřít pouze v případě, kdy zaměstnanec dosáhl věku 18 let.
2.4. Metody provádění inventur
Běžně se užívají čtyři metody provádění inventur:
1. metoda úplné kontroly,
2. metoda stálého přehledu,
3. metoda pozorování,
4. metoda diferencovaných lhůt.
Metoda úplné kontroly je ze všech metod nejpřesnější. Spočívá v kontrole a spočítání každého kusu zboží na prodejní ploše, ve výkladní skříni, ve skladě. Počítává se i zboží na cestě.
Při sčítání se kontroluje poškození zboží ztráty, rozbití, celková prodejnost apod. Inventuru provádějí často zaměstnanci. Zaměstnanci si zpravidla rozdělí svoje funkce (jeden počítá zboží, druhý zapisuje a podobně).
Maloobchodníci si připravují vlastní inventurní formuláře, které obsahují všechny položky, které obchod vede na skladě. Jsou zde sloupce pro maloobchodní ceny, popis jednotlivých položek, záznam počtu jednotlivých druhů zboží a místo pro poznámky účtárny.
Metoda stálého přehledu umožňuje soustavný přehled o zásobách. Může se provádět ručně, mechanicky nebo elektronicky. Tato metoda je známa také jako účetní inventurní systém.
Vede se evidence o jakémkoliv pohybu zboží po provozní jednotce. Jedná se o údaje o tržbách. Příjem dodávky zboží na sklad, převod zboží na jiné prodejní jednotky v organizaci vlastnící sítí obchodů. K dispozici je stále aktuální stav. S dnešním moderním zařízením lze používat pro vkládání dat pokladny nebo počítače. Lze používat čárového kódu nebo interních číselných kódů.
Vedení nebo odpovědní pracovníci tak mají přehled o pohybu zboží ve kteroukoliv dobu. Vidí okamžitý a aktuální stav na pultech i ve skladu.
Metoda pozorování je užívána většinou nezávislými maloobchody. Tuto metodu používají kvůli úspoře času a fyzických (tj. pracovních sil), tak i finančních prostředků. Častěji, než jedenkrát do roka (což je jeho povinností) inventuru neprovádí. Sledují úroveň zásob pouhým okem, tj. pouhým pozorováním. Čas od času vizuálně prověřují regály a jiné prostory tak, aby zjistili, které druhy zboží mají pomalou obrátku a které je nutno doobjednat. Evidence zásob je na nízké úrovni, nebo zcela chybí. Pro drobné maloobchodníky, kteří vlastní stolní počítače, existují počítačové systémy kontroly zásob.
Metoda diferencovaných lhůt používá způsobu rozdělení zásoby do tří skupin, nejlépe prodejné zboží, zboží lépe prodejné a pomalu-obrátkové zboží. V první skupině se provádí často fyzická inventura (třeba každé dva nebo tři týdny) druhá skupina zboží s mírným pohybem se kontroluje každý měsíc nebo každé dva měsíce a nakonec Pomalu-obrátkové zboží je pak kontrolováno například jedenkrát do roka.
Každá inventura by měla probíhat rychle a racionálně. Čím déle se inventarizace prodlužuje, tím větší je pravděpodobnost, že vzniknou chyby.
2.5. Plánování inventarizací
Plánování odstraňuje živelnost, a proto je důležitý výběr vhodného měsíce a možnosti plánovaného zastavení výroby či snížení výrobní a pracovní aktivity.
Důležitým faktorem řádného průběhu je i příprava a zabezpečení pořádku v inventarizovaném majetku (zásobách materiálu, zboží, výrobků apod.), úklid pracovišť, kde bude inventura probíhat, zajistit odborné pomůcky a inventarizační písemnosti, do inventarizačních komisí určit pracovníky s žádoucí odborností a zkušeností.
Má-li plánování inventarizačních prací splnit své poslání, je žádoucí, aby plán periodických a průběžných inventarizací byl vypracován a vyhlášen v určitém časovém předstihu před jejich prováděním.
2.6. Průběh inventury
1. Připravit inventurní formuláře
2. Zvolit správnou dobu provádění inventarizace
3. Připravit tzv. přepočítací a odpočtové seznamy
4. Organizovat využití personálu při inventuře
5. Všechno zboží řádně označit cenovkami
6. Vyloučit z inventury cizí majetek
7. Provést časové rozlišení u zboží
8. Podle možností zboží předem roztřídit
9. Používat prodejních cen
10. Používáme technických pomůcek
2.7. Časté chyby při inventuře
Většina chyb při inventurách vzniká tak, že se něco přičte dvakrát nebo se na něco zapomene. Aby se tak nestalo, je nutno pracovat systematicky. Nejlépe je vytvořit dvojice pracovníků jeden počítá a druhý zapisuje. Každá dvojice může mít i svého kontrolora, který namátkově kontroluje hodnoty. Dvojnásobné přičtení je tak prakticky vyloučeno.
Častou chybou je opomenutí vratných láhví. To platí i pro ostatní vratné obaly. Je nutný zvláštní soupis, protože na těchto obalech není žádná přirážka jako u vlastního zboží.
2.8. Inventarizační komise (IK)
K provedení inventarizací ustanoví vedoucí organizace písemně (IK), určí její členy a jmenuje vedoucího. (IK) musí být nejméně dvoučlenná a alespoň jeden člen má odborně znát inventarizované prostředky a druhý ovládat účetnictví. Pokud je komise vícečlenná, neměl by chybět hmotně odpovědný pracovník. Ve výjimečném případě může být členem (IK) i jiný pracovník než pracovník prodejny např. zbožíznalec (při potřebě zbožíznaleckých zkušeností). Hodnověrnost komise lze posílit členstvím vedoucího pracovníka.
2.9. Inventarizační rozdíly, jejich zjištění a vypořádání
Po skončení fyzické inventury porovná (IK) skutečně zjištěnou peněžní hodnotu zásob a zboží v prodejně s jejich účetní hodnotou. Jsou-li zjištěny rozdíly, je nutné tyto rozdíly vyčíslit v inventarizačních zápisech.
Inventarizačním rozdílem je buď manko, nebo přebytek.
Manko vzniká tehdy, jestliže skutečný stav je nižší než vykazovaný účetní stav - manko tedy znamená, že zásoby chybí.
Přebytek vykazuje prodejna tehdy, jestliže naopak zjištěný skutečný stav je vyšší než vykazovaný účetní stav.
Ke vzniku všech rozdílů, tj. mank i přebytků, se musí hmotně odpovědní pracovníci vyjádřit. Je nutné zjistit, zda jde o manko v rámci norem nezaviněných ztrát, nebo zda manko tyto normy převyšuje. Z toho vyplývá, že rozdíly zjištěné při inventarizaci mohou být buď zaviněné, nebo nezaviněné.
Zaviněné rozdíly čili manka se klasifikují jako trestná činnost a pracovník, resp. kolektiv pracovníků, je musí v plné výši uhradit. Nezaviněné rozdíly jsou ty, které vznikly jako přirozené ztrátě a úbytky na zboží, popř. jako drobné krádeže zákazníků. Nezaviněná manka a úbytky se odepisují do výše plánované normy ztrát a úbytků, která je stanovena s přihlédnutím na charakter zboží, výši maloobchodní obratu a formu prodeje.
Po ukončení inventury vyhotoví inventarizační komise inventarizační zápis, který podepíší členové komise a pracovníci, kteří se zúčastnili inventarizace.
2.10. Účtování inventarizačních rozdílů
a) pokladna
účetní stav < skuteční stav => přebytek 211/668
účetní stav > skuteční stav => schodek 569/211
===> předpis k náhradě pokladníkovi 335/668
===> úhrada schodku 211/335
b) zásob
1. účetní stav > skutečný stav
u materiálu na skladě - manko zaviněné 549/112 + předpis k náhradě skladníkovi 335/648
- manko nezaviněné => do normy přirozeného úbytku 501/112
=> nad normu přirozeného úbytku 549/112
manka nezaviněná do výše norem přirozených úbytků
Úbytek je způsoben vnějšími vlivy nebo manipulací (vyschnutí, rozprášení…)
Normy přirozených úbytků stanoví množství úbytků, které je při určitých podmínkách odůvodněné. Účtují se jako spotřeba materiálu
ostatní manka
Patří sem nezaviněná manka nad normy přirozených úbytků, zaviněná manka do normy přirozených úbytků, manka u zásob, kde není norma mank stanovena, ostatní manka posoudí inventarizační komise a podle míry zavinění předepíše odpovědným pracovníkům.
2. účetní stav < skutečný stav
rozdíl = přebytek 112/648
c) dlouhodobý majetek
manko u DM – doodepsání (ZC) 549/082
- vyřazení (VC) 082/022
přebytek u DM - 022/082 neodepisujeme
3. Závěr
Inventura je činnost, kdy se k určitému dni zjišťuje, oceňuje a písemně znamenává skutečný stav hospodářských prostředků prodejny. Inventura je součástí inventarizace, jejímž úkolem je zjistit, zda skutečný stav prostředků prodejny souhlasí se stavem účetním, objasnit a uvést do pořádku případné rozdíly. Inventarizaci provádí inventarizační komise, která je jmenována vedením organizace
Výsledky práce shrnuje protokol, což je tzv. inventarizační zápis, který podpisuje předseda a členové komise. Jsou v něm vyčísleny rozdíly, a jak budou vypořádány.
1. Čím jsou inventarizace
Každá společnost, která chce dosáhnout zisku, musí přijmout vhodný postup kontroly zásob.
Používá k tomu různé metody, na základě vyhodnocení podnikatel zjistí, zda vykazovaný účetní stav majetku odpovídá skutečnosti. Výsledky metod kontroly zásob zboží se uplatní především v inventarizaci. Inventarizace je považována za účinný nástroj řízení a kontroly. Jejím prostřednictvím se zabezpečuje ochrana a neporušitelnost majetku firmy. Inventarizace jsou významnou součástí vnitřního kontrolního systému účetní jednotky (dále ÚJ). Patří mezi nástroje průkaznosti účetnictví, jehož stav a ocenění majetku a závazků ke dni účetní závěrky odpovídá skutečnosti. Řídí se zákonem č. 563/91 Sb., o účetnictví, detailně neřeší technické a organizační otázky provedení inventarizací - záleží na samotné organizační jednotce, jak si je zajistí. Je v pravomoci účetní jednotky, aby průkazným způsobem prokázala provedení inventarizace veškerého majetku a závazků. Dále jsou inventarizace upraveny Českým účetním standardem č. 506 – Rozdíly zjištěné při inventarizaci, který vychází z výše uvedeného zákona a vyhlášky č. 505/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o účetnictví.
2. Inventura x inventarizace x škoda x manko
Inventura je zjištění skutečného stavu majetku a závazků k určitému dni.
Inventarizace zahrnuje soubor prací spojených s přípravou na zjištění skutečného stavu,
s provedením inventury, s vyhotovením inventurních soupisů a přehledu inventarizačních rozdílů, vyšetřením příčin vzniku inventarizačních rozdílů a návrhem na jejich vypořádání. Jedná se o širší pojem.
Škoda
V první řadě je potřeba si uvědomit, že z daňového (a zároveň i účetního) hlediska se za škodu považuje něco jiného, než na co jsme zvyklí z hlediska právního. Zákon o daních z příjmů (ZDP) nám definuje škodu jako fyzické znehodnocení (poškození nebo zničení) majetku ve vlastnictví poplatníka, a to z objektivních i subjektivních příčin, pokud je majetek v důsledku škody vyřazen. Tzn., musí být splněny dvě základní podmínky:
- škoda je způsobena na obchodním majetku (OM) poplatníka
- majetek je v důsledku škody vyřazen z OM
Manko
Se škodami poměrně úzce souvisí pojem manko, kterým se rozumí inventarizační rozdíl, kdy skutečný stav je nižší než účetní. Specifickým případem je manko v pokladně, které se vždy považuje za pohledávku za odpovědnou osobou.
Za manka a škody se nepovažují:
- přirozené úbytky zásob do výše ekonomicky zdůvodněné normy
- ztratné v maloobchodním prodeji do výše ekonomicky zdůvodněné normy
- nezaviněný úhyn nebo nutná porážka zvířete ze základního stáda.
Manka a škody mají obdobné daňové řešení a v zásadě pro ně platí, že jsou daňově uznatelnými náklady pouze do výše náhrad. Tzn., že pokud podnikateli vznikne manko nebo škoda, za kterou neobdrží žádnou náhradu, je celá výše škody nedaňovým nákladem. Náhradou se rozumí jak plnění pojišťovny, tak náhrady od odpovědného zaměstnance nebo obchodního partnera.
Inventarizace se skládá ze 3 fází
1) Inventura – zjištění skutečného stavu zásob k určitému dni. Provádí se dvěma způsoby:
o fyzicky – přepočítáním stavu majetku (dlouhodobý hmotný majetek, zásoby, pokladní hotovost, cenné papíry apod.).
o dokladově - kdy to nedovoluje povaha zjišťování majetku nebo závazků - pohledávky, závazky, časové rozlišení, dohadné účty, ale i doklady u dlouhodobého majetku daného do opravy, zabudované rozvody apod. zařízení, materiál na cestě, atd.). Jsou případy, kdy lze provádět oba způsoby - dokladově i fyzicky (inventarizace pozemků).
2) Inventarizace - srovnání skutečného stavu se stavem účetním
3) Vyrovnání inventarizačních rozdílů
Inventarizační rozdíly je nutné vyúčtovat do účetního období, ke kterému se vztahují. Manka x přebytek
o manko = chybějící majetek, zjištěný podle inventury, účetní stav > skuteční stav
o přebytek = vyšší stav majetku než vykazuje účetnictví, účetní stav < skuteční stav
2.1. Druhy inventarizace
Z hlediska rozsahu může být inventarizace
a) úplná
b) dílčí
Úplná inventarizace se provádí tehdy, když jsou jejím předmětem všechny hospodářské prostředky (zařízení, zboží, peníze, obaly, pomocný materiál).
Dílčí inventarizace se realizuje v případech, kdy jsou jejím předmětem jen některé z hospodářských prostředků, např. drobný hmotný investiční majetek nebo určitá skupina zboží.
Z hlediska doby provádění známe inventarizace
1. řádné, které dělíme na
a) periodické
b) průběžné
2. mimořádné.
Řádné inventarizace se provádějí podle vypracovaného plánu inventarizací v předem stanovených termínech.
Člení se na inventarizace periodické a průběžné. Periodické inventarizace se provádějí obvykle najednou u všech hospodářských prostředků téže povahy (např. u všeho investičního majetku, u veškerého zboží na skladě, u všeho zboží v prodejně)
Průběžné inventarizace je možné provádět v takových případech, ve kterých se evidence zboží, materiálu apod. vede na samostatných skladních kartách, popř. v záznamech nahrazujících skladní karty, z nichž jsou je možno v době inventury zjistit a dokladově prokázat údaje o stavu a pohybu hospodářských prostředků. Nelze jimi inventarizovat volně ložený hromadný materiál nebo tekuté látky v nádržích Mohou se provádět po celý kalendářní rok ke kterémukoli dnu.
Mimořádné inventarizace provádíme při organizačních změnách a při mimořádných událostech (např. po živelní pohromě, vloupání, zpronevěře apod.).
2.2. Postup při provádění inventarizace
Nejčastějším typem inventarizace hospodářských prostředků, který se provádí především v maloobchodních prodejnách, je inventarizace zboží a obalů. Skládá se obdobně jako každá inventarizace ze čtyř etap:
1. Zjištění a sepsání skutečného stavu zboží a obalů v prodejně. Zjišťuje se skutečný stav fyzický, tj. zásoby se skutečně prohlédnou, případně přeměří (např. pomocí váhy či metru). V tomto případě mluvíme o inventuře fyzické.
2. Zjištění rozdílů mezi skutečným stavem a stavem účetním, to je vyčíslení manka nebo přebytků.
3. Zjištění příčin vzniku rozdílu a vyšetření okolností, za kterých k rozdílům došlo. Posléze pak posouzení odpovědnosti přímo odpovědného pracovníka nebo jiných osob.
4. Rozhodnutí o vypořádání rozdílů, zda se předepíše k náhradě hmotně odpovědnému pracovníkovi či jiné osobě. Další možností vypořádání manka je odepsání do ztrát podniku. O tom rozhoduje vedení obchodní organizace
2.3. Hmotná odpovědnost
Hmotná odpovědnost (podle současné právní úpravy "odpovědnost za schodek na svěřených hodnotách, které je zaměstnanec povinen vyúčtovat") se vztahuje pouze na takové hodnoty, které jsou předmět oběhu a které jsou zaměstnanci svěřeny k vyúčtování. Typicky jde o hotové peníze, kolky, ceniny, zásoby materiálu a zboží a podobně. Nemůže však jít o hodnoty, které jsou zaměstnanci svěřeny ke spotřebě a nikoliv k vyúčtování, jako jsou například pohonné hmoty. Zaměstnanci musí být tyto hodnoty prokazatelně svěřeny (např. inventarizací anebo na základě předávacího protokolu) a zaměstnanec musí mít s těmito hodnotami možnost disponovat po celou dobu, po kterou za ně odpovídá. O této odpovědnosti navíc musí být uzavřena zvláštní písemná smlouva, tzv. dohoda o odpovědnosti (nikoliv již tedy dohoda o hmotné odpovědnosti). Takovou smlouvu je přitom možno uzavřít pouze v případě, kdy zaměstnanec dosáhl věku 18 let.
2.4. Metody provádění inventur
Běžně se užívají čtyři metody provádění inventur:
1. metoda úplné kontroly,
2. metoda stálého přehledu,
3. metoda pozorování,
4. metoda diferencovaných lhůt.
Metoda úplné kontroly je ze všech metod nejpřesnější. Spočívá v kontrole a spočítání každého kusu zboží na prodejní ploše, ve výkladní skříni, ve skladě. Počítává se i zboží na cestě.
Při sčítání se kontroluje poškození zboží ztráty, rozbití, celková prodejnost apod. Inventuru provádějí často zaměstnanci. Zaměstnanci si zpravidla rozdělí svoje funkce (jeden počítá zboží, druhý zapisuje a podobně).
Maloobchodníci si připravují vlastní inventurní formuláře, které obsahují všechny položky, které obchod vede na skladě. Jsou zde sloupce pro maloobchodní ceny, popis jednotlivých položek, záznam počtu jednotlivých druhů zboží a místo pro poznámky účtárny.
Metoda stálého přehledu umožňuje soustavný přehled o zásobách. Může se provádět ručně, mechanicky nebo elektronicky. Tato metoda je známa také jako účetní inventurní systém.
Vede se evidence o jakémkoliv pohybu zboží po provozní jednotce. Jedná se o údaje o tržbách. Příjem dodávky zboží na sklad, převod zboží na jiné prodejní jednotky v organizaci vlastnící sítí obchodů. K dispozici je stále aktuální stav. S dnešním moderním zařízením lze používat pro vkládání dat pokladny nebo počítače. Lze používat čárového kódu nebo interních číselných kódů.
Vedení nebo odpovědní pracovníci tak mají přehled o pohybu zboží ve kteroukoliv dobu. Vidí okamžitý a aktuální stav na pultech i ve skladu.
Metoda pozorování je užívána většinou nezávislými maloobchody. Tuto metodu používají kvůli úspoře času a fyzických (tj. pracovních sil), tak i finančních prostředků. Častěji, než jedenkrát do roka (což je jeho povinností) inventuru neprovádí. Sledují úroveň zásob pouhým okem, tj. pouhým pozorováním. Čas od času vizuálně prověřují regály a jiné prostory tak, aby zjistili, které druhy zboží mají pomalou obrátku a které je nutno doobjednat. Evidence zásob je na nízké úrovni, nebo zcela chybí. Pro drobné maloobchodníky, kteří vlastní stolní počítače, existují počítačové systémy kontroly zásob.
Metoda diferencovaných lhůt používá způsobu rozdělení zásoby do tří skupin, nejlépe prodejné zboží, zboží lépe prodejné a pomalu-obrátkové zboží. V první skupině se provádí často fyzická inventura (třeba každé dva nebo tři týdny) druhá skupina zboží s mírným pohybem se kontroluje každý měsíc nebo každé dva měsíce a nakonec Pomalu-obrátkové zboží je pak kontrolováno například jedenkrát do roka.
Každá inventura by měla probíhat rychle a racionálně. Čím déle se inventarizace prodlužuje, tím větší je pravděpodobnost, že vzniknou chyby.
2.5. Plánování inventarizací
Plánování odstraňuje živelnost, a proto je důležitý výběr vhodného měsíce a možnosti plánovaného zastavení výroby či snížení výrobní a pracovní aktivity.
Důležitým faktorem řádného průběhu je i příprava a zabezpečení pořádku v inventarizovaném majetku (zásobách materiálu, zboží, výrobků apod.), úklid pracovišť, kde bude inventura probíhat, zajistit odborné pomůcky a inventarizační písemnosti, do inventarizačních komisí určit pracovníky s žádoucí odborností a zkušeností.
Má-li plánování inventarizačních prací splnit své poslání, je žádoucí, aby plán periodických a průběžných inventarizací byl vypracován a vyhlášen v určitém časovém předstihu před jejich prováděním.
2.6. Průběh inventury
1. Připravit inventurní formuláře
2. Zvolit správnou dobu provádění inventarizace
3. Připravit tzv. přepočítací a odpočtové seznamy
4. Organizovat využití personálu při inventuře
5. Všechno zboží řádně označit cenovkami
6. Vyloučit z inventury cizí majetek
7. Provést časové rozlišení u zboží
8. Podle možností zboží předem roztřídit
9. Používat prodejních cen
10. Používáme technických pomůcek
2.7. Časté chyby při inventuře
Většina chyb při inventurách vzniká tak, že se něco přičte dvakrát nebo se na něco zapomene. Aby se tak nestalo, je nutno pracovat systematicky. Nejlépe je vytvořit dvojice pracovníků jeden počítá a druhý zapisuje. Každá dvojice může mít i svého kontrolora, který namátkově kontroluje hodnoty. Dvojnásobné přičtení je tak prakticky vyloučeno.
Častou chybou je opomenutí vratných láhví. To platí i pro ostatní vratné obaly. Je nutný zvláštní soupis, protože na těchto obalech není žádná přirážka jako u vlastního zboží.
2.8. Inventarizační komise (IK)
K provedení inventarizací ustanoví vedoucí organizace písemně (IK), určí její členy a jmenuje vedoucího. (IK) musí být nejméně dvoučlenná a alespoň jeden člen má odborně znát inventarizované prostředky a druhý ovládat účetnictví. Pokud je komise vícečlenná, neměl by chybět hmotně odpovědný pracovník. Ve výjimečném případě může být členem (IK) i jiný pracovník než pracovník prodejny např. zbožíznalec (při potřebě zbožíznaleckých zkušeností). Hodnověrnost komise lze posílit členstvím vedoucího pracovníka.
2.9. Inventarizační rozdíly, jejich zjištění a vypořádání
Po skončení fyzické inventury porovná (IK) skutečně zjištěnou peněžní hodnotu zásob a zboží v prodejně s jejich účetní hodnotou. Jsou-li zjištěny rozdíly, je nutné tyto rozdíly vyčíslit v inventarizačních zápisech.
Inventarizačním rozdílem je buď manko, nebo přebytek.
Manko vzniká tehdy, jestliže skutečný stav je nižší než vykazovaný účetní stav - manko tedy znamená, že zásoby chybí.
Přebytek vykazuje prodejna tehdy, jestliže naopak zjištěný skutečný stav je vyšší než vykazovaný účetní stav.
Ke vzniku všech rozdílů, tj. mank i přebytků, se musí hmotně odpovědní pracovníci vyjádřit. Je nutné zjistit, zda jde o manko v rámci norem nezaviněných ztrát, nebo zda manko tyto normy převyšuje. Z toho vyplývá, že rozdíly zjištěné při inventarizaci mohou být buď zaviněné, nebo nezaviněné.
Zaviněné rozdíly čili manka se klasifikují jako trestná činnost a pracovník, resp. kolektiv pracovníků, je musí v plné výši uhradit. Nezaviněné rozdíly jsou ty, které vznikly jako přirozené ztrátě a úbytky na zboží, popř. jako drobné krádeže zákazníků. Nezaviněná manka a úbytky se odepisují do výše plánované normy ztrát a úbytků, která je stanovena s přihlédnutím na charakter zboží, výši maloobchodní obratu a formu prodeje.
Po ukončení inventury vyhotoví inventarizační komise inventarizační zápis, který podepíší členové komise a pracovníci, kteří se zúčastnili inventarizace.
2.10. Účtování inventarizačních rozdílů
a) pokladna
účetní stav < skuteční stav => přebytek 211/668
účetní stav > skuteční stav => schodek 569/211
===> předpis k náhradě pokladníkovi 335/668
===> úhrada schodku 211/335
b) zásob
1. účetní stav > skutečný stav
u materiálu na skladě - manko zaviněné 549/112 + předpis k náhradě skladníkovi 335/648
- manko nezaviněné => do normy přirozeného úbytku 501/112
=> nad normu přirozeného úbytku 549/112
manka nezaviněná do výše norem přirozených úbytků
Úbytek je způsoben vnějšími vlivy nebo manipulací (vyschnutí, rozprášení…)
Normy přirozených úbytků stanoví množství úbytků, které je při určitých podmínkách odůvodněné. Účtují se jako spotřeba materiálu
ostatní manka
Patří sem nezaviněná manka nad normy přirozených úbytků, zaviněná manka do normy přirozených úbytků, manka u zásob, kde není norma mank stanovena, ostatní manka posoudí inventarizační komise a podle míry zavinění předepíše odpovědným pracovníkům.
2. účetní stav < skutečný stav
rozdíl = přebytek 112/648
c) dlouhodobý majetek
manko u DM – doodepsání (ZC) 549/082
- vyřazení (VC) 082/022
přebytek u DM - 022/082 neodepisujeme
3. Závěr
Inventura je činnost, kdy se k určitému dni zjišťuje, oceňuje a písemně znamenává skutečný stav hospodářských prostředků prodejny. Inventura je součástí inventarizace, jejímž úkolem je zjistit, zda skutečný stav prostředků prodejny souhlasí se stavem účetním, objasnit a uvést do pořádku případné rozdíly. Inventarizaci provádí inventarizační komise, která je jmenována vedením organizace
Výsledky práce shrnuje protokol, což je tzv. inventarizační zápis, který podpisuje předseda a členové komise. Jsou v něm vyčísleny rozdíly, a jak budou vypořádány.
Modifié le: lundi 27 janvier 2014, 11:57