Globální retailing v Evropě

INVENTARIZACE POKLADNY V OBCHODĚ

Inventarizací pokladny se rozumí inventarizace pokladní hotovosti, která představuje jakýsi proces zahrnující:
1) zjištění skutečného stavu peněžních prostředků, včetně jejich zdrojů
2) zapsání pokladní hotovosti do inventurního soupisu = pořízení inventáře („pokladní výčetka“ peněžních prostředků k určitému dni či hodině)
3) porovnání skutečného stavu se stavem v pokladní knize
4) v případě nesrovnalostí dohledání a objasnění zjištěných rozdílů a příčin jejich vzniku

Ad 1)
Při inventarizaci pokladní hotovosti by měli být přítomny alespoň tři osoby – zodpovědná osoba („pokladník“), která je povinna pod dohledem dalších dvou osob („dohled“) provést fyzickou inventuru pokladní hotovosti, tzn. fyzicky přepočítat všechny peněžní prostředky, které má v pokladně k dispozici.

Ad 2)
O tomto by měl „dohled“ společně s „pokladníkem“ vyhotovit inventurní zápis („pokladní výčetka“), na základě něhož by se dal doložit skutečný stav pokladní hotovosti. Na „výčetce“ je uveden počet jednotlivých bankovek a mincí v pokladně.

Ad 3)
„Pokladník si během dne vede o všech pohybech peněžních prostředků, tj. příjmech a výdajích pokladní hotovosti, pokladní knihu. Součet všech těchto peněžních operací k určitému dni či hodině by měl přesně odpovídat skutečnému stavu peněžních prostředků v pokladně. Toto je označováno jako „shoda“.
Typy pokladní knihy:
 pokladní kniha zakoupená v papírnictví,
 pokladní kniha vedená v tabulkovém procesoru,
 pokladní kniha vedená ve speciálním softwaru pro účtování o pokladně,
 samostatný software,
 subsystém finančního účetnictví.
Nejčastější podoba pokladní knihy:

Datum Číslo pokladního dokladu Popis pokladní operace Příjem Výdaj Konečný zůstatek



Ad 4)
Někdy, i když by se to nemělo stávat, může „pokladník“ po provedení inventury zjistit, že skutečný stav pokladní hotovosti není roven stavu v pokladní knize. Jedná se o tzv. inventarizační rozdíly:
a) schodek = skutečný stav je nižší než stav v pokladní knize. V takovémto případě je rozdíl předepsán „pokladníkovi“, jakožto zodpovědné osobě, k úhradě (viz Dohoda o odpovědnosti za schodek na svěřených hodnotách) a pro podnik to představuje náklad.
b) přebytek = skutečný stav je vyšší než stav v pokladní knize. „Pokladník“ v tomto případě nemá oprávnění ponechat si daný rozdíl. Pro podnik jde o mimořádný výnos.

Dohoda o odpovědnosti za schodek na svěřených hodnotách

Byla-li se zaměstnancem (v našem případě zodpovědná osoba = „pokladník“) uzavřena dohoda o odpovědnosti za schodek na svěřených hodnotách („dohoda o odpovědnosti“), za které je v našem případě považována pokladní hotovost, s níž má zaměstnanec možnost osobně disponovat po celou dobu, po kterou mu byla svěřena, odpovídá za schodek vzniklý na těchto hodnotách v plné výši. Zaměstnanec se zprostí odpovědnosti zcela nebo zčásti, jestliže prokáže, že schodek vznikl zcela nebo zčásti bez jeho zavinění, zejména, že mu bylo zanedbáním povinnosti zaměstnavatele znemožněno se svěřenými hodnotami nakládat.

Aby bylo možné jednoznačně stanovit odpovědnost je nutné provést inventarizaci při:
 uzavření dohody o odpovědnosti,
 zániku dohody o odpovědnosti,
 převedení zaměstnance na jinou práci nebo na jiné pracoviště, při jeho přeložení,
 skončení pracovního poměru zaměstnance.